Aktenlager

Aktenlager Beschreibung

Die Anzahl der Akten in Unternehmen kann mit der Zeit wachsen und zu einem Problem werden. Die meisten Unterlagen werden nicht jeden Tag oder nur selten benutzt. Unternehmen können jedoch keine Dateien vernichten, da viele Ordner Dokumente enthalten, die aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht vernichtet werden dürfen. Sie können die Anzahl der Aktenordner in Ihrem Unternehmen reduzieren, indem Sie Ihre Dateien speichern lassen. Auf diese Weise haben Sie einfachen Zugriff auf die Dokumente, die Sie brauchen und wollen, wenn Sie sie brauchen. 

Ein adäquates Aktenlager ist wichtig, um geeignete Lagerungsbedingungen für unternehmensbezogene Dokumente herzustellen. Damit Sie den vorhandenen Verwahrungsfristen gerecht werden können, stellen separate Magazinräume bzw. ein externes Aktenlager die richtige Lösung dar. Mithilfe dieser Umsetzungen wird es möglich, die geeigneten Lagerungsbedingungen für unternehmensbezogene Dokumente herzustellen und allen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Je nach Dokumentenart sind dies 8 bis zehn Jahre. Solange Sie die Dokumente aufbewahren, sollte auch sichergestellt sein, dass die Leserlichkeit der Dokumente gewahrt bleibt. Für wie lange Sie die Dokumente lagern müssen, entnehmen Sie der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Vor allem bei einer Vielzahl vertraglicher Angelegenheiten kommt ab einem bestimmten Umfang an Aktenmaterial der Ruf nach einem separaten Aktenlager auf. 

Insbesondere eignet es sich für Steuerberater und Rechtsanwälte, die zahlreiche Dokumente von Klienten aufzubewahren haben. Logistisch führt es zu Vereinfachungen, die damit verbundenen erforderlichen Anforderungen in einem externen Aktenlager sicherzustellen. Bei LAGERflaeche.de finden Sie geeignete Mietobjekte. So sind Sie auf der sicheren Seite und haben Ihre Dokumente immer vollständig, nachvollziehbar und unversehrt beisammen. Die externe Lagerung kann eine gute Möglichkeit sein, Geld für Ihr Gebäude zu sparen, insbesondere in Gegenden mit hohen Büromieten. 

Nachfolgend sind die empfohlenen Eigenschaften für einen Lagerraum nach DIN ISO 11799 aufgeführt

• Die ideale Raumtemperatur liegt zwischen 8 und 16 Grad.
• Die relative Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 45% und 55% liegen, mit einer Schwankungsbreite von +/- 3 Prozent.
• Die klimatischen Bedingungen müssen ständig überwacht werden und sollten möglichst konstant sein.
• Natürliches Sonnenlicht kann das Papier ebenfalls beschädigen, weshalb die Aktenlagerung vor direktem Sonnenlicht geschützt werden muss.

Vorteile eines separaten Aktenlagers

• Zumeist angemessene Steuerung von Luft, Licht und Klima sichergestellt - dadurch Verhinderung von Schimmel und Schadstoffen
• Gewährleistung, gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden und die Dokumente über den geforderten Zeitraum geeignet aufzubewahren
• Jederzeit die Möglichkeit selbst auf ein strukturiertes Archiv zurückgreifen zu können
• Vielzahl vertraglicher Angelegenheiten und daraus resultierend vielen Dokumenten bietet sich eine derartige Form an
  
  

Nachteile eines seperaten Aktenlagers

• Um DIN ISO 11799 auch praktisch sicher und strukturiert umzusetzen, muss die Umgebung der Archive gewissen Standards gerecht werden.
• Da die Dokumente sensible Daten enthalten können, muss der Raum vor dem Zutritt unbefugter Personen geschützt sein.
• Der Raum, in dem Sie die Akten lagern, sollte daher keinen großen Temperaturschwankungen und keiner direkten Sonneneinstrahlung ausgesetzt sein.
• Für die Öffentlichkeit selbst sind Lager zur Dokumentenarchivierung nicht zugänglich, sollten die Türen stets verschlossen und gut geschützt sein.
• Das Gebäude selbst darf nur in einer vor Erdbeben und Überschwemmung geschützten Umgebung liegen hohe Lager- Anschaffungs- beziehungsweise Mietkosten zzgl. Unkosten für Beheizung - daraus resultierend ein hoher Bedarf an Fördermitteln.

Für weitere Informationen rund um die verschiedensten Lagerarten bietet sich ein Blick auf unsere Seite Lagerübersicht durchaus an, auf der wir Ihnen viele weitere interessante Informationen bieten.